Perlunya Persiapan Rapat yang Cermat

S
angat penting untuk merencanakan pertemuan selengkap mungkin. Ini berlaku untuk periode waktu sebelum pertemuan dan periode antara pertemuan.


Kebanyakan orang mengatur pertemuan formal untuk berkomunikasi dan mendiskusikan berbagai masalah yang penting bagi mereka. Setiap pertemuan akan memiliki hal yang berbeda untuk dibahas, tetapi ada sejumlah aturan atau harapan yang perlu diikuti. Ini termasuk memberikan pemberitahuan yang memadai dari diadakannya pertemuan, persiapan dan distribusi agenda untuk pertemuan, pengambilan menit selama pertemuan dan distribusi menit ini setelah pertemuan.



Pemberitahuan Rapat
Orang-orang yang diharuskan menghadiri pertemuan perlu diberi tahu tanggal, waktu, dan lokasi rapat. Jumlah pemberitahuan yang diberikan untuk pertemuan akan bervariasi, tetapi biasanya dianggap bahwa pemberitahuan ini tidak boleh diberikan kurang dari 7 hari sebelumnya, dan tidak lebih dari 21 hari sebelumnya, rapat harus diadakan. Pemberitahuan pertemuan penting agar orang-orang yang perlu hadir dapat membuat pengaturan yang diperlukan untuk memastikan bahwa mereka tidak ketinggalan pertemuan, seperti mengatur ulang buku harian mereka.

Jadwal acara
Agenda adalah daftar apa yang akan dibahas pada pertemuan tersebut. Ini diedarkan kepada peserta rapat sebelum diadakan untuk memberi mereka informasi yang memadai tentang apa yang akan dibahas pada pertemuan tersebut. Ini berguna untuk memberi peserta kesempatan untuk mempersiapkan diskusi dan, jika perlu, menunjukkan bahan apa pun yang perlu mereka bawa ke pertemuan.
Tiga item pertama dan dua item terakhir dari agenda selalu sama. Ini adalah sebagai berikut:

  • Permintaan maaf atas ketidakhadiran - ini diterima dari orang-orang yang tidak dapat hadir di pertemuan itu, untuk alasan apa pun.
  • Hal-hal yang timbul dari menit - Ketua pertemuan akan menanyakan apakah ada poin bahwa setiap peserta ingin menaikkan, yang timbul dari menit, dan ini dapat menyebabkan diskusi.
  • Tanggal dan waktu pertemuan berikutnya - ini biasanya disepakati sebelum peserta meninggalkan pertemuan, memberi mereka kesempatan untuk menyetujui tanggal dan waktu yang saling menguntungkan.

Agenda akan berisi daftar masalah atau topik yang akan dibahas pada pertemuan setelah tiga item pertama di atas dan sebelum dua item terakhir. Karena itu diperlukan agenda agar semua orang jelas tentang apa yang akan dibahas dalam rapat, yaitu membantu memusatkan perhatian pada apa yang akan dibahas.

Kesimpulan dalam Rapat
Satu orang di rapat akan mengambil sebuah kesimpulan. Terkadang orang yang berbeda mengambil kesimpulan pada setiap pertemuan untuk memberikan semua orang kesempatan untuk melakukan tugas ini. Namun, pada banyak orang, ada satu orang yang ditunjuk yang memiliki tanggung jawab untuk mengambil sebuah kesimpulan.
Kesimpulan itu harus memberikan catatan yang jelas dan akurat tentang apa yang telah terjadi pada pertemuan tertentu, setiap keputusan yang telah dicapai dan, kadang-kadang, tindakan apa yang perlu diambil dan oleh siapa. Menit berlangsung setelah pertemuan telah terjadi. 


Kesimpulan dalam rapat sangat penting karena memberikan ringkasan tentang apa yang telah dibahas. Berikut tiga poin sangat penting.

  • Sangat penting bahwa kesimpulan memberikan laporan yang benar dan akurat tentang apa yang terjadi pada rapat dan keputusan yang diambil.
  • Mereka harus relatif singkat karena tujuan mereka adalah untuk menawarkan ringkasan poin-poin utama dari diskusi yang terjadi pada pertemuan tersebut.
  • Mereka harus jelas karena mereka membentuk catatan yang kemungkinan akan dirujuk di masa mendatang, misalnya pada pertemuan berikutnya. Mereka juga akan dibaca oleh orang-orang yang tidak hadir dan tidak dapat menghadiri pertemuan.